Araç Filo Yönetim Sistemi

Ahtapot AFS (Araç Filo Yönetim Sistemi)

Araçlara ilişkin; plaka, motor ve şase numaraları, marka, model ve tip gibi ruhsat bilgileri; net ağırlık, istiap maddi, yükleme hacim bilgileri; trafiğe çıkış tarihi, aks sayısı ve benzeri ayrıntılı teknik bilgilerin yer aldığı araç sicil dosyalarını oluşturabilirsiniz.

Filo yönetimi için gerekli bilgileri detaylı olarak kayıt altına alabilirsiniz. (bakımlar, yakıt kayıtları, km takibi, sigortalar, kaza, ceza, sigorta bilgileri vs…)
Araçlara ait, periyodik bakımları ve planlanamayan (arıza) masraf ve hareketleri izleyebilir, bunları sefer ve taşıma maliyetlerine yansıtabilir, gelir, gider ve maliyet hesapları yapabilirsiniz.
Yakıt tüketimlerini ve giderlerini detaylı raporlar halinde güncel olarak tutabilirsiniz.
Filonuzdaki araçların kimler tarafından kullanıldığını takip edebilirsiniz.
Araçların harcamalarını ve giderlerini kayıt altına alabilirsiniz.
Sefer modülü sayesinde, araçların nerelere gittiğini, kaç km. yaptığını, yükleme ve müşteri bilgilerini takip edebilirsiniz.
Araçların periyodik bakımlarını ve bakım maliyetlerini izleyebilirsiniz.
Hatırlatıcı sayesinde araçların, yenileme zamanlarında önceden uyarılar alabilirsiniz.(vergi, muayene, sigorta, p.bakım, yakıt tüketimleri vs…)
Araçlar üzerindeki ekipman ve aksesuarları kayıt altına alabilirsiniz.
Parametrik yapısı ile her türlü ön değeri siz tanımlayabilir, geniş raporlama olanaklarıyla her türlü bilgiye kolayca ulaşabilirsiniz.
AHTAPOT AFS TEKNİK ÖZELLİKLERİ
• Programımız tamamen web ortamında olup, sisteme her yerden ulaşım sağlayabilirsiniz.
• Cep telefonu ve tablet gibi mobil ortamlarda da programımızı kullanabilirsiniz.
• Programımız kiralık olup yüksek maliyetler (Lisans ücreti vb..) ödemeden programımızı rahatlıkla kullanabilirsiniz.
• Şu anda kullandığınız program var ise veya excel’ den araç bilgilerinizi sisteme ücretsiz dahil edebiliriz.

AHTAPOT  AFS MODÜLLERİ

Personel / Şoför Takip
Personel ve sürücülerle ilgili detaylı bilgilerin yer aldığı tam bir sürücü yönetimi çözümüdür. Yazılım sürücülere ait sicil kartları içerir. Aynı zamanda kaza bilgileri, ceza puanları, sürücü eğitim sertifikaları, ehliyet bilgileri ,mesleki yeterlilik belgeleri, psikoteknik belgeleri ve her türlü döküman dijital ortamda saklanabilmektedir.
Aynı zamanda sistemden, tüm sürücülere ait günlük sefer hareketleri, çalışma süreleri ve km bilgileri, araç kullanım alışkanlıkları, sürücülere ait yakıt tüketim ortalamaları gibi bilgiler de detayları ile raporlanabilir.

Araç Takip
Plaka, marka- model, donanım özelliklerden sürücülerinizin kan grubuna, araçların üzerindeki aksesuarlara kadar tüm detayları kayıt altına alır. Araçlara ait vergi ödemelerinin takibi için kullanılır. Vergi geçerlilik tarihi yaklaşan, günü gelen ve geçen, vergi ödeme tarihleri ile ilgili kullanıcılar hatırlatıcı ve raporlar vasıtasıyla uyarılır. Aynı zamanda vergi ödemeleri için yapılan harcamalar da kayıt altına alınarak raporlanabilir.

Araç Sigorta Takip
Filo araçlarına ait sigorta işlemlerinin hızlı ve kolay bir şekilde takibinin sağlanması, devam eden veya geçmiş sigorta poliçeleri ile ilgili tüm gerekli bilgilerin yönetimi için kullanılır. Sistem sayesinde poliçelerin ödeme tarihi, kapsam ayrıntıları görüntülenebilir. İşlemlerden doğan maliyetler, sistem tarafından takip edilerek raporlanır. Geriye dönük poliçe bilgileri ise sistemde saklanarak, sigorta yenileme zamanlarında tutar belirleme ve firma seçiminde yönetime yardımcı olur.

Sefer Takip
Sefer hareketleri modülü ile araçlarınızın günlük faaliyetlerine ilişkin gittiği güzergahları, seferler esnasında yapılan harcama ve giderleri, yakıt tüketimlerini, firma ve yükleme bilgilerini çok yönlü ve kapsamlı olarak izleyebilirsiniz.

Akaryakıt Takip
Ne kadar yakıt aldığınızı , araç , personel ve departman bazında takip edilebilir. Ahtapot AFS Araç Filo Yönetimi, araçlarınızın yakıt giderleri ile ilgili ayrıntılı raporlar hazırlar.
Filolarda yakıt maliyetleri önemli bir unsurdur. Çoğu firma bu maliyetleri en aza indirmek için birçok yöntem geliştirmektedir. Ahtapot AFS araçların yakıt tüketimlerini tüm detayları ile kayıt altına alarak, yakıt giderlerini yönetmeyi hedefler. Bununla birlikte araçların ne tür yakıt (mazot, benzin, lpg) kullandıkları, anlık ortalama yakıt tüketimleri ve hangi aracın benzer mesafelerde ne kadar yakıt kullandığı gibi bilgilerde takip edilebilir. Elde edilen veriler sayesinde miktar ve tutar bazında tüketim analizleri yapılarak etkin yakıt yönetimi sağlanır. Öngörülen tüketimlerin üzerinde yakıt kullanan araç ve sürücüler ise denetlenerek yakıt tüketimlerine yönelik kayıpların önüne geçilmesi amaçlanmaktadır.
Firmalar detaylı yakıt yönetimi sayesinde seferlerdeki araç atamalarını daha etkin yapabilmektedirler.

Harcama Takip
Ücretli geçiş noktalarından yapılan ödemeler, otopark ve oto yıkama noktalarında , plaka ,personel ve departman bazında masraf raporları alabilirsiniz.

Kaza Takip
Sürücülerinizin ve araçların kazalarını takip edebilir, kaza tutanaklarını resimleriyle kayıt altına alabilir, dilediğinizde sürücülerinizin ne kadar kaza yaptıklarını bir tıklamayla görebilirsiniz.

Ceza Takip
Sürücülerinizin ve araçların cezaları takip edebilir, ceza tutanaklarını resimleriyle kayıt altına alabilir, dilediğinizde sürücülerinizin ne kadar ceza aldıklarını bir tıklamayla görebilirsiniz.

Servis Takip
Araçlarınızın servis giderleri, kalem kalem hangi malzemelerin değiştirildiği, işçilik ve hizmet tutarlarını ayrıntılarıyla kayıt altına alabilirsiniz, servis maliyetlerini raporlayabilirsiniz.
Araçlar üzerinde uygulanan koruyucu bakımları ve araç tamir işlemlerini tüm yönleri ile ele alan kapsamlı bir bakım ve onarım modülü içermektedir. Sistem araç onarımları veya araç bakımlarında meydana gelen maliyetleri, yedek parça değişimlerini, yapılan iş ve işçilikleri kontrol altına almak için tasarlanmıştır.
Araçlara ait geriye dönük bakım ve arıza tarihçeleri, servis nedenleri, servis firmaları seçilen tarih aralıklarında analiz edilerek raporlanabilir.

Doküman Yönetimi
Dijital Doküman Yönetim Sistemi, cihazlara ve hizmetlere ait kullanım kitapçıkları, çizimler, güvenlik talimatları, servis formları ve demirbaşlara ait teknik ve mali belgelerin, doküman ambarları içerisinde güvenli bir şekilde saklanmasını, belge ve bilgi kaynaklarına hızlı ve etkin ulaşımını amaçlar.
Doküman yönetimi ve arşiv sistemi, çeşitli formatlardaki elektronik dokümanların arşivlenmesini ve yönetilmesini sağlar. Yönetilen dokümanlar, MS Office dokümanları, text dokümanları, çizimler, ses ve video dokümanları gibi farklı formatlarda olabilir. Doküman ve formlar, iş süreçlerinin içerisinde istenildiği anda görüntülenebilir.

Ambar Giriş / Çıkış
Doğru zamanda ve yerde doğru malzeme bulundurulmasını temin edecek bir yedek parça ve sarf malzeme stok yönetim sistemidir. Bu sistem; malzemelerin stok ve sipariş takibini yaparken, stok envanter analizleri, fiyat analizleri, malzeme kullanım yerleri ve şekilleri gibi pek çok konuda oldukça detaylı bilgileri barındırır. Bu sayede hangi yedek parçaların gerekli, hangilerinin gereksiz olduğunu, hangilerinin farklı departmanlar tarafından ortaklaşa kullanılabileceğini tespit ederek parça çeşidinin azaltırken, malzemelerin hangi tedarikçilerden en uygun ve en kaliteli şekilde temin edilebileceği ile ilgili detaylı analizler sunar.